แบบฝึกหัดบทที่ 6

แบบฝึกหัดบทที่ 6

 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

1.ระบบสารสนเทศในองค์กร มีกี่ประเภทอะไร

ตอบ ระบบสารสนเทศ สามารถถูกนำมาเป็นเครื่องมือในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินงานของค์การ บางระบบอาจเปลี่ยนแปลงความสมดุลทางสิทธิ ภาระหน้าที่ และความรับผิดชอบที่เคยมี ในขณะเดียวกันองค์การเองก็มีผลกระทบต่อการออกแบบระบบสารสนเทศ และเป็นผลกระทบต่อระบบสารสนเทศต่อองค์การ

    

ประเภทของระบบสารสนเทศ(Types of Information Systems)ระบบของสารสนเทศที่สำคัญ 3ประเภท ดัง 

      1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ โดยทั่วไป  จะเป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อยๆหลายระบบ ตัวอย่างเช่น ระบบสารสนเทศงานบริหารโรงแรม ประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ได้แก่ ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก และระบบบริหารงานบุคคล

2          2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน  ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ

3 3.ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงานผู้บริหารในองค์การระดับที่แตกต่างกันมีความต้องการในการใช้ระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน

2. MIS หรือ DSS แตกต่างกันอย่างไร
          ตอบ   MIS                                                       

 -  รายงานสรุปจากทรานแซคชั่น               

 -  การแก้ปัญหาแบบมีโครงสร้างซํ้าๆ                           
 -   การแก้ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง
 - ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ตัวอย่าง                

   DSS

 -  จัดหาข้อมูลและโมเดลเพื่อการตัดสินใจ

 -   ทำงานแบบโต้ตอบ -  ผลิตรายงานประจำ

-   ใช้การจำ ลองแบบและโมเดลวิเคราะห์

3. ในปัจจุบันระบบAI ถือว่ามีความสำคัญมากต่อการดำเนินธุรกิจ จงอธิบายว่า AI คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร พร้อมยกตัวอย่างของธุรกิจที่นำระบบ AI เข้ามาดำเนินธุรกิจ
         ตอบ  ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial intelligence : AI) หมาย ถึง การทำให้คอมพิวเตอร์สามารถคิดหาเหตุผลได้ เรียนรู้ได้ ทำงานได้เหมือนสมองมนุษย์ หรือการพัฒนาให้ระบบคอมพิวเตอร์มีลักษณะการทำงานใกล้เคียงกับระบบการประมวล ผลและ การตอบสนองของมนุษย์ที่มีต่อแต่ละสถานการณ์ เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถปฎิบัติงานแทนที่มนุษย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น หุ่นยนต์ หรือ robot เป็นต้น
ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial intelligence : AI) คือ ความพยายามในการพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ (ทั้งฮาร์ดแวร์ และ ซอฟต์แวร์) ให้มีพฤติกรรมเลียนแบบมนุษย์ ระบบต่างๆจะต้องมีความสามารถเข้าใจภาษามนุษย์ ทำงานที่ต้องใช้การประสานงาน ระหว่างส่วนต่างๆ (โรโบติก – robotics) ใช้ อุปกรณ์ที่สามารถรับทราบ และตอบสนอง ด้วยพฤติกรรม และภาษา (ระบบการมอง และ การออกเสียง) การเลียนแบบความเชี่ยวชาญและการตัดสินใจของมนุษย์ (ระบบผู้เชี่ยวชาญ) ระบบดังกล่าวยังต้องแสดง ความสามารถทางตรรกะ การใช้เหตุผล สัญฃาตญาณ และใช้หลักการสมเหตุสมผล (common sense) ที่มีคุณภาพ ในระดับเดียวกับมนุษย์

ตัวอย่าง 

 บริการด้านสุขภาพ

แม้เป็นธุรกิจบริการ แต่จริงๆ แล้ว AI ก็มีส่วนสำคัญในอุตสาหกรรมบริการสุขภาพเป็นอย่างมาก เพราะก่อนหน้านี้ก็มีหุ่นยนต์ช่วยผ่าตัดกว่า 3 ล้านตัวที่ให้บริการอยู่แล้ว และมันจะเพิ่มขึ้นอย่างก้าวกระโดดแน่ๆ เช่นการนำ AI มาช่วยวิเคราะห์ยีนของมนุษย์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการรักษา โดยกลุ่มยักษ์ใหญ่ไอทีทั้ง Google, IBM และ Startup รายเล็กๆ จะเข้ามามีส่วนร่วมในอุตสาหกรรมนี้เยอะ และคาดการว่าการลงทุน AI ในอุตสาหกรรมนี้จะมีมูลค่ารวมกันสูงถึง 6,700 ล้านดอลลาร์ ในปี 2564

สรุปบทที่ 6 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

สรุปบทที่ 6

 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กรบทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

การบริหารงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้นั้น ผู้บริหารจำเป็นต้องอาศัยการบริหารที่เป็นระบบและเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมขององค์การ ผู้บริหารจะต้องใช้ทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด ดังนั้น ข้อมูลและสารสนเทศ นับเป็นปัจจัยสำคัญยิ่งต่อการวางแผนปฏิบัติงานและการควบคุมเพื่อให้เกิดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์
องค์การและสิ่งแวดล้อมตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์ เน้นองค์ประกอบขององค์การ 3 ส่วน คือ
1.) ปัจจัยหลักด้านการผลิต
2.) กระบวนการผลิต
3.) ผลผลิต
ระบบสารสนเทศสามารถถูกนำมาเป็นเครื่องมือในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินงานขององค์การ บางระบบอาจเปลี่ยนแปลงความสมดุลทางสิทธิ ภาระหน้าที่ และความรับผิดชอบที่เคยมี ในขณะเดียวกันองค์การเองก็มีผลกระทบต่อการออกแบบระบบสารสนเทศ และเป็นผลกระทบต่อระบบสารสนเทศต่อองค์การ คือ
1) ลดระดับขั้นตอนของการจัดการ
2) มีความคล่องตัวในการดำเนินงาน
3) ลดขั้นตอนการดำเนินงาน
4) เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ
5) กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้ และมีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การและคู่ค้าซึ่งเป็นการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตได้กลายมาเป็นเทคโนโลยีพื้นฐานที่ถูกนำมาสร้างเป็นโครงสร้างของระบบสารสนเทศภายในองค์การ ระบบอินเทอร์เน็ตได้รับความนิยมอย่างรวดเร็วและส่งเสริมการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้ในการสร้างช่องทางการตลาด การขาย และให้การสนับสนุนลูกค้า
องค์การเสมือนจริง เป็นรูปแบบขององค์การแบบใหม่ ซึ่งเป็นเครือข่ายขององค์การที่เชื่อมโยงกันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อแลกเปลี่ยนทักษะ ลดต้นทุน สร้างและกระจายสินค้าและบริการ ลักษณะขององค์การเสมือนจริงประกอบด้วย
1) มีขอบเขตขององค์การไม่ชัดเจน
2) ใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม
3) มีความเป็นเลิศ
4) มีความไว้วางใจ
5) มีโอกาสทางตลาด

ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ โดยทั่วไปจำแนกออกเป็น

1) ผู้ปฏิบัติงาน
2) ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ
3) ผู้บริหารระดับกลาง
4) ผู้บริหารระดับสูง
ระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภทได้ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ โดยทั่วไป จะเป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อยๆหลายระบบตัวอย่างเช่น ระบบสารสนเทศงานบริหารโรงแรม ประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ได้แก่ ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก และระบบบริหารงานบุคคล
2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ 
3. ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน ผู้บริหารในองค์การระดับที่แตกต่างกัน มีความต้องการในการใช้ระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน ดังนั้นระบบสารสนเทศจึงได้ถูกออกแบบให้มีความสอดคล้องกับลักษณะงานและระดับของผู้ใช้งานเพื่อให้สอดคล้องกับการนำสารสนเทศไปใช้ประกอบการบริหารและตัดสินใจ

1. ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing Systems: TPS) เป็นระบบที่มีการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และ ทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล หรือฐานข้อมูล และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ
การประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภท
1) การประมวลผลแบบกลุ่ม
2) การประมวลผลแบบทันที
ยกตัวอย่าง
ระดับปฏิบัติการ ใช้ TPS เช่น การสั่งซื้อ การผลิต งานวิจัย การเงิน บัญชี เป็นต้น
กิจกรรมของการประมลผลรายการ
- การเก็บรวบรวมข้อมูล - การแก้ไขข้อมูล 
- การแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง - การจัดการข้อมูล
- การจัดเก็บข้อมูล - การผลิตเอกสาร 
โปรแกรมประยุกต์การประมวลผลรายการ เช่น ระบบการวิจัยตลาด ระบบการผลิต ระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบเงินเดือน ฯลฯ
2.ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหาร (Management Support System)
ระบบสารสนเทศที่มีการจัดการกับสารสนเทศและสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารให้เกิดประสิทธิผล เรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการ บริหาร โดยเน้นเรื่องการสนับสนุนการตัดสินใจในระดับการจัดการระดับต่างๆ ไม่เน้นที่การประมวลข้อมูลที่ได้จากการดำเนินการทางธุรกิจและเน้นที่โครงร่างของระบบควรจะถูกใช้ในการ จัดการการใช้งานระบบสารสนเทศ รูปที่ 5 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหารและระดับของการจัดการ

ความสัมพันธ์ระหว่างระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหาร และระดับของการจัดการ
บทบาทของการจัดการในองค์กร
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ สนับสนุนบทบาทในการจัดการของผู้บริหาร ดังนี้
1.การวางแผน (Plan) หมายถึง การกำหนดเป้าหมาย และกลยุทธ์ในการบริหารองค์กร2. การจัดการ (Organize) หมายถึง การจัดสรรทรัพยากรที่ต้องการนำมาใช้ในองค์กร3. การเป็นผู้นำ (Lead) หมายถึง การกระตุ้นพนักงาน เพื่อให้ปฏิบัติการให้บรรลุเป้าหมาย4. การควบคุม (Control) หมายถึง การควบคุมดูแล เพื่อให้เกิดความก้าวหน้าไปยังเป้าหมายที่วางไว้
จากบทบาทในการจัดการต่างๆ ที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น สารสนเทศจึงเป็นส่วนที่สำคัญมากในการที่ผู้บริหารจะดำเนินงานเหล่านี้ให้สำเร็จ เช่น สารสนเทศเกี่ยวกับการขาย, การผลิตและการเงิน เพื่อที่จะนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ ควบคุมการปฏิบัติงานรายวันขององค์กร การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะต้องเป็นไปตามการจัดองค์กรและกลยุทธ์ขององค์กรนั้นๆ ผู้จัดการต้องเป็นผู้กระทำและจัดการพฤติกรรมขององค์กรเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เช่นการควบคุมองค์กรให้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงานหรือจะเป็นการตรวจสอบว่าบุคคลที่ได้รับมอบหมายงานไปนั้นสามารถปฏิบัติงานตามที่ต้องการได้หรือไม่ โดยอาจกำหนดให้มีการฝึกอบรมพนักงานก่อนเริ่มปฏิบัติงานนั้นๆ ผู้จัดการต่างๆ ต้องการสารสนเทศที่แตกต่างกัน เพื่อที่จะนำไปใช้ในการทำงานของตน ดังนั้นในส่วนต่อไปจะอธิบายถึงความต้องการของสารสนเทศของการจัดการในระดับต่างๆ

3.ระบบการจัดการองค์ความรู้ KWS (Knowledge Work System) และระบบการจัดการสำนักงาน Office System ได้นำเสนอข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้ปฏิบัติงานระดับที่เป็นงานเฉพาะด้าน (Knowledge worker) ขององค์กร ซึ่งตรงกันข้ามกับระบบสำนักงานซึ่งเอื้อประโยชน์แก่การทำงานของพนักงานที่ทำงานเกี่ยวกับข้อมูลประจำวัน (Clerk) ซึ่งอย่างที่ได้ทราบกันมาดีแล้วว่า knowledge worker คือคนที่มีความสามารถเฉพาะทาง เช่น แพทย์ วิศวกร ซึ่งงานที่คนเหล่านี้ได้รับผิดชอบมีความสำคัญอย่างมากต่อการที่องค์กรจะสามารถสร้างข้อมูลข่าวสารที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร ในระบบนี้ knowledge worker จะออกแบบพื้นฐานความรู้เฉพาะด้านของตนเอง ผ่านกระบวนการการจำลองรูปแบบและทดลองการทำงาน ผลที่ได้รับออกมาคือ ต้นแบบของความรู้พื้นฐานที่ค้นพบ หรืออาจแสดงผลออกมาในรูปแบบของตารางการเปรียบเทียบระบบงานสร้างความรู้ (Knowledge Work Systems - KWS) เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนบุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ บริการใหม่ ความรู้ใหม่เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของ สิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ รูปแบบ เป็นต้น

4.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems : DSS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ โดยปกติแล้ว TPS และ MIS จะจัดทำรายงานสำหรับควบคุมและกำกับดูแลการปฏิบัติงานทั่วๆไป เพื่อให้องค์การดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง
ส่วนประกอบของ DSS
1. ระบบย่อยการจัดการข้อมูล (DMS : Data Management Subsystem) ประกอบก้วย Data warehouse , DBMS
2. ระบบย่อยการจัดการแบบจำลอง (Model base Management System : MBMS) ประกอบด้วยแบบจำลองต่างๆ
หน้าที่หลัก ของ MBMS
- สร้างแบบจำลองอย่างง่ายและรวดเร็ว 
- ใช้แบบจำลองหลายชนิดเพื่อแก้ไขปัญหา
- เป็นตัวกลางติดต่อระหว่างแบบจำลองกับผู้ใช้ 
- เข้าถึงและรวมแบบจำลองที่ถูกสร้างขึ้นไว้ล่วงหน้า
แบบจำลอง แบ่งเป็น - แบบจำลองกลยุทธ์ ใช้สนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์ (ผู้บริหารระดับสูง)
- แบบจำลองยุทธวิธี ใช้ในการจัดสรรและควบคุมทรัพยากร (ผู้บริหารระดับกลาง)
- แบบจำลองปฏิบัติการ ใช้สนับสนุนกิจกรรมประจำวัน (ผู้บริหารในสายงาน)
- แบบจำลองที่ถูกสร้างขึ้นไว้ล่วงหน้า เป็นซอฟท์แวร์สำเร็จรูป
3. User Interface 
4. ระบบย่อยจัดการความรู้ (ถูกเพิ่มเติมเข้าไปต่างหาก)
5. USER
ประเภทของ DSS 
1. ตามแนวคิดของ Alter แบ่ง DSS ออกเป็น 7 ประเภท คือ - ระบบสอบถามข้อมูล - ระบบวิเคราะห์ข้อมูล 
- ระบบวิเคราะห์สารสนเทศ - แบบจำลองทางบัญชี - แบบจำลองตัวแทน - แบบจำลองการหาค่าที่เหมาะสมที่สุด 
- แบบจำลองการให้ข้อเสนอแนะ(สองแบบแรกจะเน้นด้านข้อมูล แบบที่สามเน้นเรื่องของผลลัพธ์และแบบจำลอง และสี่แบบที่เหลือให้ความสำคัญกับแบบจำลองโดยระบบ จะมีความสามารถในการทำแบบจำลองและคำนวณ)

5. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems :EIS หรือ Executive Support Systems : ESS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม และการวาวงแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง
บทบาทของผู้บริหารและความต้องการสารสนเทศ แบ่งได้สองขั้นตอน คือ 
1. เกี่ยวข้องกับการกำหนดปัญหาและโอกาส
2. เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจว่าจะทำอย่างกับปัญหาและโอกาส
ความสามารถของระบบ ESS คือ การให้สารสนเทศทั้งในรูปแบบสรุปและรายละเอียดหรือการเจาะลึกข้อมูล 
ปัจจัยแห่งความสำเร็จ ได้มาจาก องค์กร อุตสาหกรรม และ สภาพแวดล้อม 
ดัชนีชี้วัดความสำเร็จขององค์กร คือ 
-ความสามารถในการทำกำไร
- การเงิน อัตราส่วนการเงิน 
- การตลาด (ส่วนแบ่งการตลาด) 
-ทรัพยากรมนุษย์ (อัตราการเปลี่ยนงาน ระดับความพึงพอใจในงาน) 
- การวางแผน 
- การวิเคราะห์ทางเศรษฐศาสตร์ 
- แนวโน้มผู้บริโภค
เมื่อกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จแล้วต้องควบคุมให้สอดคล้องกับสารสนเทศ ดังนี้
- รายงานปัญหาสำคัญที่เกิดขึ้น - สารสนเทศทางการเงิน
- กราฟสรุปการดำเนินงานที่สำคัญ - ดัชนีชี้วัดผลประกอบการหลัก - รายละเอียดของดัชนีชี้วัดผลประกอบการหลัก
ประโยชน์ของ ESS คือ การอำนวยความสะดวกในการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร การเข้าถึงข้อมูล ระบบช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพในการตัดสินใจและการติดต่อสื่อสาร

อ้างอิงแหล่งที่มา

http://ann-wanida.blogspot.com/2010/07/blog-post_20.html